Na co zwrócić uwagę przy renegocjacjach umowy najmu biura? Eksperci Cresa Polska doradzają

0
542
Na co zwrócić uwagę przy renegocjacjach umowy najmu biura? Eksperci Cresa Polska doradzają
Artur Sutor i Łukasz Dreger | Źródło: Cresa Polska

Po podwyżkach mediów oraz wzroście płacy minimalnej najemcy w biurowcach coraz baczniej przyglądają się rozliczeniu kosztów wspólnych.

Nie ma w tym nic dziwnego, skoro w niektórych budynkach opłaty eksploatacyjne dochodzą do średnio 35 proc. wszystkich obciążeń finansowych wynikających z tytułu najmu. Dlatego renegocjując kontrakt, firmy najmujące powierzchnię biurową coraz częściej decydują się na przeprowadzenie audytu kosztów, który może być punktem wyjścia do dalszych rozmów z właścicielem budynku.

Czy wiem, za co płacę?

Na główne obciążenia najemcy wynikające z umowy najmu w biurowcu składają się czynsz, refaktury mediów oraz opłaty eksploatacyjne, takie jak zarządzanie nieruchomością, obsługa techniczna, ochrona, wystrój i prowadzenie recepcji, sprzątanie, utrzymanie zieleni, ubezpieczenia oraz podatki i opłaty lokalne.

Wysokość kosztów eksploatacyjnych jest zróżnicowana w zależności od wieku i standardu budynku oraz lokalizacji (wysokość podatków). Przykładowo w centrum stolicy średnio będzie to 20 – 29 zł za mkw., a w warszawskiej dzielnicy Służewiec Przemysłowy: 19 – 23 zł za mkw.

Czy mogę płacić mniej?

Wcześniej najemcy nie przywiązywali tak dużej wagi do kosztów eksploatacyjnych, po prostu płacili rachunki. Jednak po kolejnych podwyżkach – przede wszystkim mediów oraz wynagrodzeń związanych ze wzrostem płacy minimalnej – utrzymanie biura stało się sporym obciążeniem dla firm. Pojawiają się kolejne pytania: czy te opłaty mogą być niższe. Po przeprowadzeniu audytu, często okazuje się, że owszem, mogąmówi Artur Sutor, Partner i Dyrektor Działu Reprezentacji Najemców Biurowych w Cresa Polska.

Jeśli po otrzymaniu rocznego rozliczenia od zarządcy budynku (co zwykle następuje do końca pierwszego kwartału kolejnego roku), najemca ma jakieś wątpliwości, może samodzielnie albo z doświadczonym doradcą zweryfikować swoje rozliczenie, prosząc o wgląd do faktur, rachunków i umów z podwykonawcami. W bardziej skomplikowanych przypadkach dobrym rozwiązaniem jest profesjonalny audyt kosztów, przeprowadzony przez firmę doradczą z rynku nieruchomości.

Przeczytaj także:  Offroad, czyli adrenalina na wynajem

Twarde argumenty, czyli gotowi na renegocjacje

Idealnym momentem na przeprowadzenie audytu są również renegocjacje związane z przedłużeniem umowy najmu. – Przede wszystkim sprawdzamy, czy katalog kosztów w rocznym rozliczeniu jest zgodny z zakresem ustalonym w umowie, pamiętając też o generalnej zasadzie, że najemca ponosi opłaty związane z utrzymaniem budynku, a nie z inwestycjami w biurowiec. W praktyce oznacza to, że nie powinien płacić za takie pozycje, jak naprawa elementów konstrukcji czy elewacji, ani ponosić kosztów przekształcenia użytkowania wieczystego działki, na której znajduje się biurowiec, we własność wyjaśnia Łukasz Dreger, Senior Associate w Dziale Reprezentacji Najemców Biurowych w Cresa Polska. – Jako doświadczeni specjaliści jesteśmy w stanie zweryfikować też czy stawki za opłaty eksploatacyjne są zgodne ze standardami na rynku, a sposób rozliczenia klarowny.

Gdzie szukać oszczędności?

Jeżeli podczas audytu okaże się, że wysokość niektórych kosztów znacznie odbiega od realiów rynkowych – np. opłaty za sprzątanie czy ochronę są zbyt wysokie – podczas renegocjacji najemca albo jego doradcy mogą poprosić o negocjowanie oferty albo zmianę dostawcy, szczególnie ma to znaczenie w odniesieniu do najemców zajmujących większą powierzchnię. – Trudno jest z góry przewidzieć, gdzie pojawią się nadwyżki kosztów, dlatego każdy punkt rozliczenia wymaga dokładnej analizy. Najemca nie zawsze zwróci uwagę na pewne pozycje, ale doświadczony audytor już takpodpowiada Artur Sutor.

Raport z audytu kosztów to doskonała baza do dalszych rozmów z właścicielem budynku. Jak to teraz wykorzystać i co zrobić, żeby w przyszłości uniknąć przykrych niespodzianek?

Przede wszystkim trzeba pamiętać, że opłaty eksploatacyjne to nie jest worek bez dna. Dlatego negocjując albo renegocjując kontrakt w imieniu klienta zawsze staramy się doprowadzić do domknięcia katalogu kosztów wspólnych. Z doświadczenia wiemy, że pozostawienie w umowie tej kwestii otwartej, może prowadzić do wielu nadużyć. Kolejny krok to zapewnienie sobie kontroli nad zrównoważonym wzrostem opłat, np. przez wprowadzenie limitu podwyżek w zbiorze pozycji zależnych od właściciela nieruchomościwyjaśnia Łukasz Dreger.

Przeczytaj także:  Jesienne prace w ogrodzie, czyli wynajem sprzętu ogrodniczego

Podpisując aneks albo nową umowę najmu, powinniśmy pamiętać o zawarciu tam odpowiednich zapisów zabezpieczających interesy najemcy. Ważne też, żeby wszyscy mieli świadomość, iż ustalenie koszyka kosztów wspólnych oraz sposobu ich rozliczenia nie leży wyłącznie w gestii wynajmującego – przeciwnie, prawie zawsze podlega negocjacjom, szczególnie, jeśli chodzi o firmę zajmującą znaczącą powierzchnię budynkusumuje Artur Sutor.

Źródło: Cresa Polska

avatar
  Obserwuj  
Informuj o