Etykieta biznesowa we współczesnym świecie biznesu polega bardziej na empatii i szacunku dla współpracowników, klientów. Stała się obowiązkowym elementem profesjonalizmu w miejscu pracy. Świadome przestrzeganie etykiety biznesowej pomoże Ci zawodowo odróżniać się od innych.
10 Podstawowych etykiet biznesowych
Oto 10 podstawowych zasad etykiety biznesowej, o których należy pamiętać:
1. Oczywista etykieta biznesowa: strój profesjonalny
Tak, być może słyszałeś to już wiele razy, ale nadal omówimy oczywistą i odwieczną etykietę praktykowaną w miejscu pracy, czyli dress code. Odpowiednie stroje odzwierciedlają Twoją szczerość i motywację do wykonywanego zawodu oraz szacunek dla ludzi zaangażowanych w biznesie.
Przyzwoita odzież jest oczywista dla każdego profesjonalnego pracownika. Swobodny ubiór nie oznacza, że pojawiasz się jak hipstera lub wyglądasz, jakbyś właśnie wstał z łóżka.
Szczególnie przydatny jest właściwy ubiór podczas spotkania z klientem lub znajomym biznesowym, ponieważ reprezentujesz swoją firmę. W razie wątpliwości co do odpowiedniego ubioru staraj się ubierać skromnie lub przynajmniej półformalnie.
2. Terminowość i punktualność
Jest to jedna z najbardziej podstawowych etykiet biznesowych uznawana i praktykowana w ramach profesjonalizmu w miejscu pracy. Punktualność to wielka sprawa w Twojej karierze.
Trzeba przyznać, że prawie niemożliwe jest być punktualnym przy każdej okazji, a jeśli nie możesz zdążyć na czas, zawsze ważne jest, aby powiadomić współpracowników, że się spóźniasz. Notka z grzecznymi przeprosinami nikogo nie skrzywdzi, ale jest bardzo ceniona w każdym otoczeniu biznesowym. Oznacza to, że szanujesz ich czas i pozwala danej osobie odpowiednio dostosować harmonogram
3. Etykieta na biurku: liczy się porządek
Postawmy to prosto, obskurna atmosfera nigdy nie wróży dobrze w żadnym środowisku zawodowym.
Biurko ma na sobie twoje oznakowanie, nie musi oznaczać, że powinieneś umieścić na nim wszystkie swoje rzeczy osobiste. Ta sama zasada dotyczy większego nacisku, gdy uczestniczysz w spotkaniu lub odwiedzasz miejsce pracy współpracownika.
Postawienie telefonu komórkowego lub torebki na stole może wydawać się nieszkodliwe, ale wierz lub nie, to nie jest fajne! Często daje poczucie, że nie jesteś szczery lub nie okazujesz szacunku danej osobie lub planom.
4. Etykieta e-mailowa: uważaj na swoje DW!
E-maile nigdy nie są przypadkowe ani nie powinny znajdować się w żadnym profesjonalnym miejscu biznesowym. Uwzględnij następujące podstawowe etykiety biznesowe w sposobie wysyłania wiadomości e-mail.
Postaraj się, aby tematy wiadomości e-mail były jasne i zwięzłe. Podczas pisania używaj narzędzi do pisania.
Unikaj tworzenia łańcuchów e-maili, chyba że jest to absolutnie konieczne i przeznaczone dla wszystkich odbiorców.
Odpowiadaj na e-mail tak szybko, jak to możliwe (spróbuj w ciągu 24 godzin), jeśli masz kilka, zawsze ustalaj priorytety na podstawie ich pilności.
Dokładnie sprawdź adres e-mail, kopie DW i UDW, nie chcesz wysyłać informacji wewnętrznych do nieznajomego ani uwagi, której Twój szef nie musi znać.
Nie nadużywaj przycisków „Przekaż dalej” i „Odpowiedz wszystkim”, często może to być denerwujące dla odbiorcy.
Zwróć uwagę na przeznaczenie odbiorców i odpowiednio zainicjuj rozmowę.
Składając podpis w e-mailu, albo postępuj zgodnie z formatem dostarczonym przez Twoją firmę, albo przygotuj taki, który jest zwięzły i profesjonalny.
5. Etykieta spotkania
Niezależnie od tego, jak swobodna jest kultura Twojego biura, należy przestrzegać następującej podstawowej etykiety spotkań, aby pokazać, że jesteś pełen profesjonalizmu.
Przygotuj się na program spotkania i przyjdź na czas.
Wyłącz lub odłóż swoje urządzenia lub cokolwiek, co może rozpraszać Ciebie lub innych uczestników.
Jeśli nie prowadzisz prezentacji, uważaj na zmonopolizowanie dyskusji.
Unikaj zadawania lub omawiania zbędnych pytań lub tematów.
Nie przerywaj, gdy ktoś mówi, nie czekaj na swoją kolej, nie poproś o pozwolenie na udzielenie informacji zwrotnej lub zgłoś swoje obawy, gdy skończysz.
Wyraź swój entuzjazm, podając odpowiednią kwotę, aby pokazać, że jesteś zainteresowany. Aktywne słuchanie jest niezbędne do tworzenia produktywnej komunikacji.
6. Etykiety w otoczeniu społecznym
W każdym tradycyjnym środowisku biznesowym będziesz musiał spędzać dużą część dnia ze swoimi współpracownikami. Bez względu na to, jak produktywny lub utalentowany jesteś, jak sobie radzisz ze swoimi współpracownikami, co jest znaczące pod wieloma względami.
Bądź skromny i szanuj ludzi, niezależnie od ich stanowiska, wieku czy doświadczenia.
W żadnych okolicznościach nie używaj wulgarnego języka. Nawet jeśli używa go ktoś inny, nie daj się do tego prowokować. Nie powinieneś używać wulgaryzmów, aby coś podkreślić.
Uważaj na swój ton, nie chcesz być niegrzeczny ani zawstydzać współpracownika, świadomie lub niechętnie.
Trzymaj się z daleka od osobistych, politycznych i religijnych opinii, nigdy nie wiesz, kogo skrzywdzisz, nawet z pozornie niewinną uwagą.
Unikaj plotek, ich braku szacunku i toksyczności. Nigdy nie wiadomo, kiedy te małe pogawędki dźgną cię w plecy.
7. Etykiety żywieniowe
Wierz lub nie wierz, ale swoimi manierami żywieniowymi możesz urazić lub zirytować współpracowników. Czas je wprowadzić, jeśli nie wiedziałeś o następujących praktykach.
Nie jedz przy biurku, jedz w wyznaczonym miejscu i używaj widelca do jedzenia.
Przynieś proste, zdrowe jedzenie do pracy, a nie takie, które rozsiewa smak po całym biurze.
Przynieś własną butelkę wody do pracy.
Wyczyść swój stół po jedzeniu, zadbaj o resztki.
Przepłucz zęby po jedzeniu. Nie chcesz pokazywać szpinaku podczas prezentacji lub spotkania z klientem.
Jeśli zapraszasz współpracownika, zawsze nalegaj na zapłacenie za jedzenie.
8. Przestrzeń osobista: pamiętaj, aby zapukać!
Wchodzenie w czyjąś przestrzeń osobistą bez pytania o pozwolenie jest uważane za dość obraźliwe.
Zawsze pukaj przed wejściem do pokoju lub przestrzeni osobistej. Użyj e-maila lub SMS-ów, aby sprawdzić, czy dana osoba jest dostępna, aby poświęcić kilka minut.
9. Witam i dziękuję
Często zdarza się, że zapomina się o imionach lub nie można odnieść się do twarzy. Dlatego warto podać swoje pełne imię i nazwisko zamiast po prostu „To Piotr” lub „Cześć, jestem Sara”. Wyraźnie wymawiane pełne imię i nazwisko pomaga innym znaleźć Cię i pozostać w kontakcie również w mediach społecznościowych.
Oddawanie wizytówek to norma biznesowa, jednak wręczanie ich bez zgody może być uznane za agresywne i często niegrzeczne. Miło jest poprosić ludzi o sprawdzenie, czy możesz zostawić wizytówkę, jeszcze zanim po nie sięgniesz.
Chociaż ważne jest, aby okazywać wdzięczność, to szczere podziękowanie, może w połączeniu z komplementem, wystarczy, aby okazać wdzięczność.
10. Etykieta w mediach społecznościowych
Humor, sarkazm, kalambury mają swój własny sposób na przekręcanie znaczenia, pamiętaj o używaniu ich w odpowiednim kontekście. Kiedy jesteś w mediach społecznościowych i łączysz się ze współpracownikami, klientami lub innymi osobami związanymi z miejscem Twojej firmy, w pewnym sensie reprezentujesz swoją organizację.
Dlatego bardzo ważne jest, aby Twoje komunikaty były przejrzyste i w żaden sposób nie miały negatywnego wpływu na firmę lub współpracownika. Nawet jeśli masz dobrego przyjaciela wśród współpracowników i kontaktów w mediach społecznościowych, nie powinieneś omawiać innych współpracowników lub swojej firmy w żadnych negatywnych aspektach. Ignoruj delikatne kwestie, takie jak polityka lub religia, i unikaj wszelkiego rodzaju osobistych ataków.